4 metody organizacji czasu

 

jak zaplanować dzień

Jak poradzić sobie z natłokiem obowiązków? A może by tak zaplanować? Jeśli chcecie poznać prosty sposób na zaplanowanie sobie dnia, tak, by wykorzystać go jak najlepiej, a przy okazji nie zaharować się jak wół – czytajcie dalej. 🙂

Zawsze byłam raczej zorganizowaną osobą i nawet w dzieciństwie odrabiałam lekcje, zanim wybiegałam bawić się z innymi dziećmi – w myśl zasady „najpierw obowiązki, później przyjemności”. W dorosłym życiu zaczęłam doceniać przeplatanie obowiązków z przyjemnościami, by te pierwsze mnie nie przytłoczyły. Zawsze chciałam mieć poukładany dzień, bo wiedziałam, że dzięki temu zrobię więcej niż gdybym nie miała przed sobą planu działania. Zauważyłam, że obecnie jest na to moda – na kupowanie i tworzenie kalendarzy, terminarzy, na aplikacje-organizatory itp. rzeczy. Jak wśród tego wszystkiego wyłowić tę jedyną, najlepszą metodę organizacyjną? Wiecie co? Tak naprawdę to nie wiem. 😉 Każdy człowiek jest inny i każdy potrzebuje innego systemu. Ja mogę Wam jednak opisać, co do tej pory działało dla mnie i co ostatnio mnie zainspirowało, a co dopiero zamierzam wprowadzić w życie.

Metoda nr. 1: Robienie zwykłej, prostej listy z dnia na dzień

Jest to najprostsza metoda organizacyjna, która mi przydała się na początku mojej drogi ku lepszej organizacji. Powód był prosty – kładłam się spać i nie mogłam zasnąć, bo w moja głowa zaprzątnięta była myślami „co trzeba zrobić jutro”, „trzeba pamiętać” itd. Któregoś razu po prostu wstałam i zrobiłam listę tych spraw do załatwienia. I co? Zasnęłam jak dziecko. Od tego czasu zaczęłam takie listy robić na bieżąco i kładłam się z czystą głową. Jeżeli macie podobny problem, to na początek z pewnością wystarczy.

Metoda nr. 2: Planowanie w kalendarzu

Po pewnym czasie notowanie sobie rzeczy, które muszę zrobić następnego dnia przestało mi wystarczać. Zaczęłam wypisywać wszystko, co muszę zrobić w najbliższej przyszłości. Nie pozostało mi nic innego niż planowanie, kiedy zamierzam te czynności wykonać. Kalendarz oczywiście przydaje się też do zapisywanie deadline’ów czy innych terminów. Wtedy można sobie sensownie rozplanować wykonanie całości na czas – doceniłam takie planowanie przed maturą, a później w czasie sesji studenckich.

Metoda nr. 3: Planowanie tygodnia (i jego podsumowywanie)

Obecnie mój plan rozpisuję sobie tygodniowo. Oczywiście można do tego wykorzystać kalendarz, ale warto rozważyć też kupno typowego planera. Ja mam pewne stałe obowiązki, które wpisują się jakoś w mój tydzień (sprzątanie, gotowanie, pielęgnacja i tym podobne oczywistości), ale też inne, które są zróżnicowane, które np. dotyczą mojego rozwoju osobistego i je właśnie wpisuję do planera. Wzór mojego planera wzięłam od Alexa Ikonn.

W zwykłym notesie zapisuję sobie plan na tydzień – 5 najważniejszych dla mnie zadań, 5 zadań o drugorzędnej ważności i 5 zadań, które fajnie by było zrobić. Następnie rozpisuję je na tydzień (od poniedziałku do piątku, w weekend warto dać sobie luz). Na każdy dzień przypada jedno zadanie, które chcę bezwzględnie zrobić, dwa mniej ważne i dwa, które nie są takie znowuż obowiązkowe. Cały zamysł opiera się o technikę Pomodoro, która polega na tym, że pracuje się w blokach 25-minutowych i między nimi robi 5-minutowe przerwy. Przy każdym zadaniu rysuję sobie wzór do Pomodoro – pusty kwadracik, 5 kółeczek i kolejny pusty kwadracik.

jak zaplanować dzień

W pierwszy kwadracik wpisuję, ile „pomodorów” planuję poświęcić na dane zadanie, a w ostatni, ile rzeczywiście mi to zajęło. Po każdych 25 minutach poświęconych na dane zadanie zamazuję jedno kółeczko. Warto pamiętać, że człowiek jest w stanie efektywnie pracować maksymalnie przez 8 „pomodorów” w ciągu jednego dnia. Resztę czasu najlepiej poświęcić na czynności, które nie wymagają wzmożonego skupienia. 😉

Metoda nr. 4: Planowanie wg ważności sprawy

To jest ta nowa metoda, której jeszcze nie próbowałam. Myślę, że większość z Was słyszała o prostym schemacie do planowania opartym o ważność-pilność danej sprawy. W tym schemacie mamy cztery ćwiartki, do których wpisujemy określone czynności wg ich ważności oraz pilności, a następnie skupiamy się na wykonywaniu tych najważniejszych. Jak w tej tabelce:

jak zaplanować dzień

Wzór tej tablicy zaczerpnęłam z książki „7 nawyków skutecznego działania” S. Covey’a. Autor twierdzi, że powinniśmy większość czasu poświęcać na działania z ćwiartki II. Ludzie poświęcający większość swojego czasu na sprawy naglące, lecz nieważne (a jest ich pewnie większość) wypalają się i kończą w ćwiartce IV – spędzając czas na łatwych, mało ambitnych rozrywkach. Myślę, że prawie każda osoba, gdy czuje się przemęczona codziennością, tym, że co chwila jest coś do zrobienia, kończy bezmyślnie przewijając media społecznościowe. Sama tak robię, nie jestem ideałem.

Covey uważa, że jeśli te nieważne czynności właściwie zignorujemy (skoro są nieważne) i zajmiemy się w zamian zapobieganiem, nasze życie będzie się rozwijało we właściwym kierunku. Trzeba tylko sobie pozwolić na rozwój – osobisty, rozwój relacji, na zastanowienie. Nie od dziś wiadomo, ze przezorny zawsze ubezpieczony. 🙂 Podstawową sprawą jest dostrzeżenie w końcu, co naprawdę jest ważne. Niektórym ludziom zajmuje to lata, inni nie osiągają tego wcale, bo wcale o tym nie myślą. Wydaje mi się też, że jeśli damy sobie czas na przemyślenia, to w końcu odnajdziemy tę jedyną rzecz, która będzie nam przynosić i satysfakcję, i pieniądze. A wtedy nie będziemy się czuli sfrustrowani ciągłym wykonywaniem tych „pilnych” czynności nie cierpiących zwłoki, a które nas tylko wypalają.

I jak? Coś do Was przemawia? Którą metodę wybralibyście dla siebie?

Obserwuj mnie na Facebooku, Instagramie i Bloglovin. 🙂

Co jeszcze może Cię zainteresować:

  1. Potęga wytrwania w decyzji, czyli postanów coś sobie | 52 Tygodnie Pozytywności
  2. Nie marnuj dnia, nie marnuj życia… Ale co to właściwie znaczy?
  3. Pokonać marazm
  4. Magia robienia nowych rzeczy – „30 dni do zmian” Edyty Zając

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *